La conservazione sostitutiva delle fatture: procedura

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è una procedura regolamentata e disciplinata dalla Legge Italiana. La fatturazione elettronica è ormai entrata, di diritto, nel quotidiano di tutte quelle aziende che entrano in rapporti commerciali con le Pubbliche Amministrazioni e viceversa. Per tali soggetti vige un vero e proprio obbligo giuridico ad emettere solo fattura elettroniche.

Le fatture redatte tramite supporto informatico, infatti, dovranno via via sostituire le fatture cartacee. Tale obbligo non sussiste ancora per i privati i quali, per il momento, hanno la facoltà di scegliere di fatturare elettronicamente.
La fattura elettronica, una volta redatta, dovrà essere conservata ed archiviata nel sistema: dovrà essere inoltre possibile la consultazione della fattura elettronica nel corso del tempo. Ed è qui che entra in gioco la conservazione sostitutiva. Scopriamo insieme in cosa consiste tale procedura disciplinata dal Legislatore italiano.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE: COS’È E QUAL È IL SUO VALORE

La conservazione sostitutiva è una procedura che garantisce – nel tempo – la validità legale di un documento redatto su supporto digitale. Si tratta di una procedura davvero rivoluzionaria che, nel lungo periodo, consentirà un notevole risparmio di tempo e di risorse economiche.
Colui che emette la fattura elettronica dovrà allora effettuare alcuni passaggi ben precisi per poter conservare la fattura digitale.
Innanzitutto stilerà la fattura elettronica che provvederà a redigere in formato XML. In secondo luogo, apporrà la firma digitale che conferisce alla fattura lo stesso valore legale che ha un documento cartaceo. Il terzo essenziale passaggio consiste nella indicizzazione della fattura: al documento digitale verranno assegnati tutta una serie di dati necessari per la sua conservazione ed archiviazione.

In particolare, verrà assegnato il numero della fattura, la data in cui essa è stata emessa, la partita IVA del destinatario e così via. Nell’ultimo passaggio verrà chiuso il lotto di conservazione e verrà apposta sia la firma elettronica qualificata che la marca temporale.

Tale ultimo essenziale step è compito del Responsabile della Conservazione Sostitutiva che appone la marcatura temporale connettendosi al sistema esterno di una Certificate Authority.
Una volta terminati tutti i passaggi, la fattura elettronica è pronta per essere conservata per ben 10 anni, come previsto dal nostro Legislatore.